Post #340

Как за 30 минут в день управлять агентством Как и писал в предыдущем посте, для того, чтобы руководителю держать руку на пульсе, когда в параллельно в компании идёт 10-25 проектов и сделок, мы ежедневно используем утренние брифинги. Это современный аналог планёрки, работающий по определённому формату, чтобы синхронизировать действия команды и дать понимание, кто и чем занимается. Это крутая механика, которая позволяет мне, как руководителю, за 30 минут с утра решить все вопросы со всеми сотрудниками и не бегать по полдня за каждым, узнавая как у него дела с тем или иным проектом. Я опишу идеальную модель (как по учебнику), затем расскажу как мы её изменили и упростили со временем. Мы впервые внедрили этот ритуал в 2014 году благодаря Илье Алябушеву и я не представляю, как мы работали без него. 1. Брифинг каждый будний день начинается в одно и то же время, у нас это 10:00. Все обязаны быть в это время в офисе (если ваша модель работы предполагает работу из офиса с фиксированным началом рабочего дня), так же всё можно проводить онлайн или комбинировать форматы. 2. До начала брифинга в общий чат компании каждый из членов команды высылает отчёт следующего вида с ответами на вопросы: — Что сделал вчера; — Что планирую сегодня; — Что помешало сделать запланированное. 3. После начала брифинга каждый сотрудник зачитывает свой отчёт, руководитель задаёт уточняющие вопросы при необходимости. Ключевая выгода от письменного отчёта в том, что каждый из сотрудников видит на сколько он эффективен по итогам прошедшего дня и планирует задачи на день с самого утра. Тут же можно совместно запланировать какие-то общие встречи и созвоны. Как мы со временем трансформировали формат брифинга? Поскольку с 2014 года мы используем в качестве CRM Битрикс 24, то все задачи команды так или иначе привязаны к проектам (сделкам) и информация о них хранится в системе. За счёт фильтрации сделок по сотруднику и статусу можно быстро увидеть над чем сейчас работает специалист. Таким образом мы отказались от письменного отчёта, чтобы не создавать дополнительную задачу и дискомфорт для команды, оставили лишь устный отчёт, но при условии соблюдения следующий правил: 1. Информация по выполненным и запланированным задачам в рамках проектов (сделок) должна быть актуализирована в CRM к началу брифинг; 2. Должен быть проставлен в этапах «воронки» актуальный статус проекта; 3. Должен быть указан текстовой развёрнутый комментарий по текущему статусу проекта. Почему мы пришли к такому формату: в моём понимании он больше фокусирует специалистов на текущих результатах проекта, а не на количестве и объёме выполненных задач. Раньше бывало такое: в отчёте задач сделано много, а проект по факту почти не сдвинулся. Плюс с утра, с учётом логистики до офиса, добавлять команде стресс по подготовке отчёта и затраты по времени минут 10 в среднем — такое себе. Тогда либо сотрудникам нужно быть в офисе в 9:45, чтобы придти в себя, налить кофе и подготовить отчёт, либо готовить его с вечера, что тоже не айс. Единственная практика, при которой отчёт сохраняется — если сотрудник по каким-то причинам не может присутствовать на брифинге, то он высылает его письменно в чат. И в заключении: у нас в компании есть креатор (сценарист) Макс Колчин. Макс в душе репер и его творчество на злободневные рабочие темы повергает всю команду в дикий восторг и становится темой для многочисленных внутряков. Для вас недавний отчёт Макса о проделанной работе за день и планах на предстоящий. Меня до сих пор каждый раз прёт, когда переслушиваю. 🔥 Enjoy! И накидайте огонёчков автору или двум). Расскажите в комментариях какие у вас есть ритуалы в агентстве, также жду ваши вопросы о работе творческого бизнеса 👇 #пробизнес