Post #1069

⏩Как настроить цифровой офис удаленной команды Прочитали и пересказали статью Setters Media Цифровой офис — программы (софт), которые использует команда для удаленной или гибридной работы. Cамые дорогие проблемы основателя, связанные с неэффективным диджитал-офисом: -- новые сотрудники тратят две-пять недель, чтобы разобраться в базе знаний и найти все необходимые материалы для работы, а зарплата им уже капает; -- владелец бизнеса приобретает новый софт для хранения информации, считая предыдущий неудобным и нерабочим; -- нет фокуса и времени на настройку рабочей среды; -- проводится много бесполезных встреч, чтобы передать уникальное, нигде не зафиксированное знание. Проблемы цифровых офисов: 1. Команда использует слишком много инструментов. Никто не знает, где лежат стратегические цели на месяц. 2. Инструменты часто меняются. Поэтому люди не успевают освоить софт и настроить инструменты под себя. 3. У всех разный уровень диджитал-навыков. Кто-то жонглирует Notion и календарем, а кто-то все записывает в бумажный блокнот. 4. У всех разное «железо». 5. Команда не присвоила инструмент. «Мы собрали базу знаний, а никто ею не пользуется». ➡️ Шаг 1. Фиксируем цели и задачи. 1. Опросить команду, что сейчас «болит» в плане цифровых инструментов. 2. Выделить два-три ключевых бизнес-процесса, которые приносят больше всего ценности и денег компании. 3. Обнаружить места, в которых происходят самые важные бизнес-процессы в компании. 4. Определиться со способом постановки долгосрочных целей: на год, квартал, месяц. Главное — не усложнять и не бояться сделать не «по методичке». 5. Выбрать инструмент ведения целей и задач. 6. Помочь команде адаптироваться к инструментам. ➡️ Шаг 2. Храним и передаем знания команды. 1. Привлеките команду к созданию и наполнению базы знаний, чтобы не случилось ситуации «наш лид собрал базу знаний, пусть сам там и сидит». 2. Найдите в ключевом бизнес-процессе точку, в которой формируются новые знания. 3. Начните писать шаблоны для процесса, который приносит больше всего денег. 4. Опишите процесс и принцип управления базой знаний. 5. Создайте условия, в которых команда сможет присвоить базу знаний. Для этого нужно регулярно ссылаться на нее, указывая, в каком разделе лежит необходимая информация, и помогать сотрудникам в освоении софта. ➡️ Шаг 3. Общаемся эффективно и без фрустрации. Подумайте, не слишком ли много встреч вы проводите. Есть несколько решений, чтобы избежать бесполезных встреч. Выведите общение в асинхронный формат. Коллега хочет встречу, чтобы вы вместе придумали идеи для новой маркетинговой кампании, — предложите побрейнштормить асинхронно в Notion-странице. Договоритесь о том, как вы в команде ведете встречи. Например, у встречи есть повестка. Она прописана в описании встречи в календаре. После встречи фиксируются договоренности. Адаптируйте инструменты и работу для разных часовых поясов. Выберите часовой пояс, на который все ориентируются, и настройте пояса в календарях. ➡️ Что учесть перед началом. Готовьтесь к тому, что будет сопротивление. Это естественная реакция человека. Заложите время на внедрение нового. Поставьте вменяемый срок для отказа от прошлого софта и перехода на новый. Ешьте слона по кусочкам. Если команда не справляется с задачей «внедрить новый процесс ведения встреч», помогите декомпозировать ее на более мелкие: «На встрече собрать пять правил ведения встреч, с которыми будут согласны все», «Протестировать эти правила на протяжении недели», «Обновить правила по результатам теста». Наймите специалиста, который поможет настроить цифровой офис. Этим могут заниматься дизайнеры образовательного опыта, методисты, операционные директора, специалисты по бизнес-процессам. Источник #сотрудники