Магия Excel

Группировка нескольких текстовых элементов в сводной Допустим, в ваших исходных данных есть категория товара. Мониторы, ноутбуки и прочее, прочее. Вы хотите объединить несколько категорий в одну группу в сводной таблице, чтобы смотреть на общие данные (продажи, остатки...) по всем сразу. Для этого: 1 Выделяем несколько элементов (зажав клавишу Ctrl); 2 Щелкаем правой кнопкой и в контекстном меню выбираем Группировать / Group или 2 Нажимаем на ленте на вкладке "Анализ сводной таблицы" (PivotTable Analyze) — "Группировка по выделенному" (Group Selection) 3 Щелкаем на название группы (по умолчанию будет "Группа1") и переименовываем.

Давайте продолжим тему ПРОСМОТРов. И поговорим о старой функции LOOKUP / ПРОСМОТР. Функция по синтаксису похожа на новую XLOOKUP / ПРОСМОТРX, о которой мы писали выше. Но она как раз была давно — в Excel даже есть примечание, что функция LOOKUP / ПРОСМОТР остается для совместимости. И у нее есть минусы :она требует постоянной сортировки данных, не особо подходит для поиска текста. Поэтому лучше использовать VLOOKUP, XLOOKUP или INDEX+MATCH. Во всяком случае, для объединения таблиц по текстовому ключу. Но все же в некоторых экзотических случаях LOOKUP используют до сих пор. Например, для нечеткого текстового поиска, когда нужно находить в названиях какое-то слово и заменять все значения с этим слово на одно и то же типовое (исправлять разные наименования компаний или товаров, например) — такой пример есть в статье.

Магия двойных щелчков в Excel Клац-клац 🐱Это действие много где может пригодиться, напоминает кот Лемур. В частности: — Двойной щелчок по названию вкладки ленты инструментов скрывает и раскрывает ленту — По кисточке "Формата по образцу". Если на нее щелкать один раз — то вы сможете применить формат выделенной ячейки один раз к другой ячейке / диапазону. А если дважды — то будете в режиме форматирования по образцу, пока не нажмете Esc. То есть сможете форматировать много отдельных ячеек и диапазонов, выделяя их. — По названию (ярлыку) листа — можно его переименовать. По тексту в фигуре — отредактировать текст. — По границе выделенной ячейки — перемещение в конец диапазона (например, если щелкнуть дважды на нижний край ячейки , то это будет аналог Ctrl + ↓, перемещение в конец диапазона вниз — до последней заполненной ячейки) — В сводной таблице можно "провалиться" до исходных данных. Двойной клик по ячейке = создание отдельного листа с данными, которые сформировали то значение в сводной, по которому вы кликнули дважды. — Конечно же, по правому краю заголовка столбца, чтобы изменить его ширину (или ширину всех выделенных столбцов) автоматически ровно так, чтобы все данные отображались полностью. — Наконец, двойной клик по самому-самому левому верхнему углу окна Excel = закрытие книги.

Вытаскиваем из даты всякое разное: подборка функций и формул Нужно получить номер квартала или посчитать число пятниц в периоде? Получить начало и конец месяца для заданной даты? Ловите пачку полезных формул для работы с датами в Excel! Конец месяца: =КОНМЕСЯЦА(дата;0) Начало месяца: =КОНМЕСЯЦА(дата;-1)+1 Месяц: =МЕСЯЦ(дата) День: =ДЕНЬ(дата) Год: =ГОД(дата) День недели цифрой: =ДЕНЬНЕД(дата;2) День недели текстом: =ТЕКСТ(дата;"ДДДД") 10 рабочих дней от даты: =РАБДЕНЬ(дата;10) Рабочих дней в месяце: =ЧИСТРАБДНИ(КОНМЕСЯЦА(дата;-1)+1;КОНМЕСЯЦА(дата;0)) Кол-во вторников в месяце: =ЧИСТРАБДНИ.МЕЖД(КОНМЕСЯЦА(дата;-1)+1;КОНМЕСЯЦА(дата;0);"1011111") Квартал - вариант 1: =ЦЕЛОЕ((МЕСЯЦ(дата)+2)/3) Квартал - вариант 2: =ВЫБОР(МЕСЯЦ(дата);1;1;1;2;2;2;3;3;3;4;4;4) Номер недели (ГОСТ): =НОМНЕДЕЛИ.ISO(дата)

Добавляем к дате день недели и выделяем выходные Допустим, мы с вами хотим видеть в каждой дате день недели - не "01.01.2023", как по умолчанию, а "01.01.2023 Вс". Для этого заходим в формат ячеек (Ctrl + 1) и добавляем к формату "ДДД" (DDD). Это краткое обозначение дня недели ("Вс"). Для полного ("Воскресенье") понадобится код "ДДДД" (DDDD). Ну а чтобы выделить цветом выходные (или другие дни) - воспользуемся условным форматированием (Conditional Formatting). Зададим правило с формулой, а в ней будем использовать функцию ДЕНЬНЕД / WEEKDAY. Она возвращает порядковый номер дня недели. Чтобы нумерация была привычной для нас с вами, добавьте второй аргумент, равный двойке: =ДЕНЬНЕД (ячейка с первой датой в диапазоне; 2) Тогда понедельнику будет соответствовать единица (иначе - воскресенью), вторнику - двойка и так далее. И остается добавить условие - день недели у нас должен быть больше 5 (то есть 6 или 7, суббота или воскресенье), чтобы ячейка заливалась цветом. Все показываем на видео!

Убираем выбросы формулой: например, 10% самых маленьких и 10% больших заказов. Для этого: посчитаем (для расчета числа значений используем СЧЁТЗ / COUNTA), а сколько вообще в таблице заказов и умножим на 10% или 0,1, чтобы получить число заказов, которые нужно убрать: СЧЁТЗ(столбец из таблицы)*10% Отсортируем (функция СОРТ / SORT) таблицу с заказами по столбцу, на основе которого убираем выбросы — например, в нашем случае по сумме заказа в третьем столбце СОРТ(Таблица; номер столбца) И далее дважды применяем функцию СБРОСИТЬ / DROP — она убирает строки из начала (если второй аргумент положительный) или из конца (если аргумент отрицательный) массива/таблицы/диапазона. Нам придется два раза — первые и последние 10%. Здесь число строк = сколько строк нужно удалить (вычислили на первом шаге): =СБРОСИТЬ(СБРОСИТЬ(отсортированная таблица; число строк); -число строк) Все вместе для нашей таблицы будет выглядеть так: =СБРОСИТЬ(СБРОСИТЬ( СОРТ(Заказы;3); СЧЁТЗ(Заказы[Код заказа])*10%); -СЧЁТЗ(Заказы[Код заказа])*10%)

Коллеги порадовали хорошими новостями — первый тираж "Магии таблиц" ушел менее чем за полгода — и издательство будет делать новый, уже 3000 экземпляров (первый был 2500) 🔥 Из первого тиража книги еще остаются на маркетплейсах, а также в розничных магазинах (как Читай-город или Буквоед), если хотите сделать полезный подарок друзьям/коллегам — поспешите! Новый тираж в любом случае будет печататься пару месяцев и до НГ, естественно, книг не прибавится. На сайте издательства (там же электрическая книга) Озон Wildberries А я буду спешно собирать материал для обновления, чтобы функции, которые появились в Excel за последние месяцы, были отражены в новом тираже.

Как заполнить пустые ячейки (вниз, то есть значениями сверху): макросы Здесь может быть много вариантов. Допустим, вы хотите заполнять все пустые ячейки в активном диапазоне — это тот диапазон, который будет выделен по нажатию Ctrl+A (до пустых строк/столбцов). К нему в коде можно обращаться так: ActiveCell.CurrentRegion Вся команда будет выглядеть так: выделяем пустые (как в предыдущем варианте вручную делали через F5 — Выделить) — это метод SpecialCells с параметром (типом выделяемых ячеек) xlCellTypeBlanks. И вставляем во все пустые формулу R[-1]C — то есть ссылаемся на ячейку сверху. Это один из множества примеров того, как формулы со стилем ссылок R1C1 пригождаются в макросах. Не переживайте, если у вас стиль ссылок A1, формулы на листе будут выглядеть именно так: =A2, =A3 и так далее. ActiveCell.CurrentRegion.SpecialCells(xlCellTypeBlanks).FormulaR1C1 = "=R[-1]C" Так как при отсутствии пустых ячеек в диапазоне будет выдаваться ошибку (ибо выделять будет нечего) — лучше добавить строку для игнорирования ошибок On Error Resume Next Наконец, если вы сразу хотите превратить формулы в значения, добавьте строку для этого: ActiveCell.CurrentRegion.Value = ActiveCell.CurrentRegion.Value ——— Если вы хотите заполнять ячейки только в текущем столбце от активной ячейки вниз, то CurrentRegion не подойдет. В таком случае лучше взять диапазон от активной ячейки (ActiveCell) до последней ячейки в активной области листа (на нее можно ссылаться так — UsedRange). С помощью свойства Resize увеличиваем диапазон от одной активной ячейки, добавляя столько строк, сколько есть до конца активной области листа. АктивнаяЯчейка. Увеличиваем (строк на листе — строка активной ячейки + 1) Например, активна ячейка A10. На листе 3000 строк. Значит, мы добавляем к активной ячейке 3000-10+1 = 2991 строку и получаем диапазон A10:A3000 (в Resize указывается общее число строк (и столбцов во втором аргументе, если нужно), которое нужно включить в получаемый диапазон). Узнать число строк в диапазоне можно с помощью свойства Rows, строку активной ячейки — Row. Все вместе будет выглядеть так: ActiveCell.Resize(ActiveSheet.UsedRange.Rows.Count - ActiveCell.Row + 1).SpecialCells(xlCellTypeBlanks).FormulaR1C1 = "=R[-1]C" ——— Оба макроса в прикрепленном файле в соседнем посте!

Два варианта макросов для заполнения пустых ячеек. Добавляем в личную книгу макросов и вешаем на панель быстрого доступа, если такое нужно вам часто. Не забывайте, что действие макросов через Ctrl+Z отменить нельзя! Как добавлять макросы в личную книгу: https://t.me/lemur_excel/30

Как заполнить пустые ячейки (вниз, то есть значениями сверху)? Первый вариант — формулами (любая версия, быстро и на один раз) Закрепляем верхнюю строку, если еще не) Идем в конец диапазона (Ctrl+End или Ctrl+стрелка вниз по заполненному столбцу) Выделяем столбец с пустыми ячейками (можно зажать Shift с активированной последней пустой ячейкой и кликнуть на заголовок) Нажимаем F5 и далее «Выделить» — «пустые ячейки» Вводим формулу — нажимаем «равно» и на стрелку вверх То есть ссылаемся на ячейку сверху (это R[-1]C в нотации R1C1 или =A2 в привычном стиле A1 — для формулы в ячейке A3) И нажатием Ctrl+Enter вводим формулы во все выделенные ячейки (а это, вспомним, только пустые!) То есть в каждой пустой теперь ссылаемся на ячейку сверху Дальше можно формулы скопировать и вставить как значения (Ctrl+C и Ctrl+Shift+V / Ctrl+Alt+V) Алгоритм в коротком видео (без звука). Второй вариант — Power Query (2010-2013 с надстройкой, 2016+, если нужно неоднократно применять такое и, возможно, другие манипуляции с источником данных) Добавляем данные в Power Query (Данные — Из таблицы / диапазоны). Правой кнопкой по столбцу — Заполнить — Вниз. Третий вариант — макросы (любая версия, если нужно часто применять в работе — работает мгновенно по нажатию кнопки/сочетанию клавиш) Про макросы напишем в следующем посте!

Сортируем данные по имени, даже если это не первое слово в ячейке Дано: хотим сортировать в режиме реального времени таблицу по именам. Но имена у нас в столбце с фамилией и именем — на втором месте, после пробела. То есть просто сортировать по этому столбцу не получится — будет сортировка по первому слову (точнее, всему тексту, Фамилия+имя). Выход: сортируем функцией СОРТПО / SORTBY по виртуальному столбцу с именами. Виртуальный столбец получим функцией ТЕКСТПОСЛЕ / TEXTAFTER — будем извлекать текст после пробела. Но не для отдельной ячейки, а сразу для всего столбца ФИО. Как водится с новыми функциями, магия доступна в Microsoft 365 / Excel Online.

Уникальные пары значений Нам нужны уникальные пары значений. Например, пары "Клиент" — "Продукт" (полный список клиентов и продуктов — кто что покупал) Если столбцы рядом — то можно просто сослаться функцией УНИК / UNIQUE на эти два столбца. Если они не рядом — то предварительно выбрать их функцией ВЫБОРСТОЛБЦ / CHOOSECOLS. Например, если нам нужны первый и третий столбцы: =УНИК(ВЫБОРСТОЛБЦ(Сделки;1;3))