Чем временное замещение отличается от совмещения
Совмещение оформляют по вакантной должности, а временное замещение оформляют, когда отсутствует основной сотрудник. При этом компании нужно, чтобы кто-то выполнял его функции. Основной сотрудник может в это время, например, повышать квалификацию, находиться в отпуске, командировке или на больничном.
Совмещение можно оформить только по другой профессии или должности. Например, монтажник не вправе совмещать должность монтажника. В таком случае совмещение можно оформить, например, по должности электрика. При временном замещении сотрудник имеет право выполнять обязанности как по одноименным должностям, так и по разным.
📌 Собрали для вас удобную таблицу для определения правильного варианта в конкретной ситуации.
⭐ Как оформить временное замещение и каким сотрудникам его оформить нельзя — читайте в Системе Кадры.Эксперты подготовили для вас сервис, который поможет выбрать оптимальный способ замены работника на время отпуска или болезни, а также шаблоны необходимых документов.
#шпаргалка
🟢 Подписаться на канал
Испытательный срок: кому нельзя установить
Если работодатель допустил сотрудника к работе без оформления трудового договора, условие об испытании можно включить в трудовой договор позже.Однако сделать это можно, только если перед началом работы стороны заключили соглашение о назначении испытания. В приказе о приеме на работу также закрепите условие об испытании. Но это не заменяет и не отменяет необходимость отразить аналогичное условие в тексте трудового договора.
🛎 Некоторым сотрудникам нельзя установить испытание при приеме на работу. Подготовили для вас таблицу.
При переводе сотрудника на другую должность в рамках одной организации установить испытание также не получится.
⬅️ Однако есть другие законные способы проверить кандидата на вакансию. Как установить сотруднику испытательный срок при приеме на работу, читайте разбор ситуаций из практики от Нины Ковязиной, действительного государственного советника РФ.
#шпаргалка
🟢 Подписаться на канал
Каких сотрудников необходимо поставить на воинский учет
Поставьте на воинский учет мужчин призывного возраста — от 18 до 30 лет, а также военнообязанных мужчин и женщин, которые пребывают в запасе.
Ставить военнообязанных сотрудников на воинский учет нужно, если они не достигли предельного возраста пребывания в запасе. Он зависит от пола и воинского звания сотрудника.
📚 С 1 января 2024 года изменили предельный срок пребывания в запасе для солдат, матросов, сержантов, старшин, прапорщиков и мичманов мужского пола. Снимать их с учета нужно на пять лет позже, то есть не в 50, как раньше, а в 55 лет. В законе также предусмотрели переходный период до 2028 года.
Для граждан, которые имеют воинские звания солдат, матросов, сержантов, старшин, прапорщиков и мичманов, установили предельный возраст пребывания в запасе:
⚪️до 51 года — для граждан, которым исполнится 50 лет в 2024 году,
⚪️52 лет — для граждан, которым исполнится 50 лет в 2025 году,
⚪️53 лет — для граждан, которым исполнится 50 лет в 2026 году,
⚪️54 лет — для граждан, которым исполнится 50 лет в 2027 году.
Анастасия Синицына, главный редактор Системы Кадры, подготовила инструкцию, как организовать и вести воинский учет сотрудников, где указала на изменения, произошедшие в работе с воинским учетом. Изучайте материал в бесплатном демо-доступе.
#шпаргалка
🟢 Подписаться на канал
Какой режим рабочего времени можно установить несовершеннолетнему сотруднику
Для несовершеннолетних сотрудников предусмотрена сокращенная продолжительность рабочего времени. Она составляет:
⭕ для сотрудников в возрасте до 16 лет — не более 24 часов в неделю;
⭕ для сотрудников в возрасте от 16 до 18 лет — не более 35 часов в неделю.
Продолжительность рабочего времени установите в зависимости от возраста несовершеннолетнего. Составили для вас таблицу.
Чтобы вы могли без ошибок установить график работы несовершеннолетнему в зависимости от его возраста, эксперты Системы Кадры подготовили готовые памятки для каждого случая.
📌 В каждой памятке — все особенности режима работы с примерами формулировок для трудового договора.
Скачивайте с бесплатным демо-доступом в Системе Кадры.
#шпаргалка
Телеграм-канал Системы Кадры
Какие документы выдавать сотруднику при увольнении в 2025 году
🌺 Если работник выбрал ведение бумажной трудовой книжки, вы не обязаны выдавать сведения о трудовой деятельности. Он может получить их в МФЦ, СФР либо на портале госуслуг.
Сформируйте и выдайте сотруднику сведения из подраздела 1.2 раздела 1 формы ЕФС-1. В сведениях укажите информацию о страховом стаже работника за отчетный год до даты увольнения. Сведения оформляйте не всем работникам, а тем, кто попадает под особые категории или у кого в отчетном году были перерывы в стаже.
Если у сотрудника есть ребенок-инвалид, выдайте ему в день увольнения справку о том, что на дату увольнения дополнительные выходные в этом календарном году он не использовал или использовал их частично. Если сотрудник использовал допвыходные, укажите в справке общее количество использованных дней отдыха и даты, когда он их использовал.
🌺 Отдел бухгалтерии должен оформить сотруднику выписку из персонифицированных сведений о физических лицах за последний месяц работы. Кроме того, сотруднику нужно оформить копию раздела 3 расчета по страховым взносам за последние три месяца.
Если организация перечисляла страховые взносы на накопительную часть пенсии работника, дополнительно сотрудники бухгалтерии должны выдать копию подраздела 3 раздела 1 формы ЕФС-1 «Сведения о застрахованных, за которых перечисляли дополнительные взносы на накопительную пенсию» за последние три месяца.
🌺Для Системы Кадры Иван Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости, составил подробную инструкцию, как оформить увольнение сотрудника по собственному желанию. Читайте ее с бесплатным демо-доступом.
#шпаргалка
Телеграм-канал Системы Кадры
Как принять на работу несовершеннолетних сотрудников: памятка по документам
До заключения трудового договора с подростком направьте его на обязательный предварительный медосмотр. В дальнейшем он ежегодно проходит медицинские обследования до тех пор, пока ему не исполнится 18 лет.
⭕Организация вправе заключать трудовые договоры с подростками, которым исполнилось 16 лет. Заключить трудовой договор с подростком, которому исполнилось 15 лет, организация вправе, если он получил либо получает общее образование или будет выполнять в организации легкий труд, который не причиняет вред здоровью.
Несовершеннолетние в возрасте от 16 до 18 лет подписывают трудовой договор от своего имени. Согласие родителей или опекуна на работу получать в этом случае не нужно.
➡️ Скачивайте шаблоны документов и читайте подробную инструкцию о заключении трудового договора с подростком в Системе Кадры. Открыли для вас бесплатный демо-доступ.
#шпаргалка
Телеграм-канал Системы Кадры
В каких случаях нужно прекратить обработку и уничтожить персональные данные сотрудников
Перечислили случаи и сроки уничтожения в памятке, но не назвали еще один случай — истечение срока хранения документов с персданными.
Если истек срок хранения, документы с персданными необходимо уничтожить. Сроки хранения документов перечислили в приказе Росархива от 20.12.2019 № 236.
🔖 Чтобы вам было проще узнать сроки хранения кадровых документов, эксперты Системы Кадры подготовили специальный сервис.
И разберем с ситуацию с достижением целей обработки персданных.
Когда работодатель достиг цели обработки и больше не должен обрабатывать персданные?
Кондратьев А.С. обратился в апреле 2025 года к работодателю за материальной помощью в связи с тем, что ему нужно оплатить свое лечение, и представил копии медицинских документов, а также справку о проживающих с ним иждивенцах.
Работодатель издал приказ об оказании матпомощи в мае 2025 года и о выплате материальной помощи в июне. Главный бухгалтер А.С. Глебова перечислила материальную помощь Кондратьеву А.С. 10 июня 2025 года.
Таким образом, 10 июня 2025 года работодатель достиг цели обработки персданных и в течение 30 дней – до 10 июля 2025 года должен уничтожить копии медицинских документов, которые предоставил сотрудник.
⭕Анастасия Синицына, главный редактор Системы Кадры, подготовила инструкцию по работе с персональными данными, чтобы не получить штраф от Роскомнадзора. Читайте и скачивайте шаблоны всех необходимых документов с бесплатным демо-доступом.
#шпаргалка
Телеграм-канал Системы Кадры
Как определить преимущественное право на оставление на работе при сокращении
При сокращении численности штата необходимо оценить преимущественное право на оставление на работе сотрудников
🌺 Для этого составьте список сотрудников, которых планируете сократить, и проверьте, нет ли у кого-то из сотрудников, которые указаны в списке, преимущественного права остаться на работе. По общему правилу предпочтение отдают сотрудникам с более высокой производительностью труда и квалификацией.
При сравнении квалификации работников учитывайте только те характеристики, которые необходимы для выполнения работы по должности.
При равной производительности труда и квалификации предпочтение в оставлении на работе нужно отдавать определенным категориям граждан. Их мы перечислили в памятке.
Коллективные договоры или локальные акты организации могут предусматривать дополнительные категории сотрудников, которые имеют преимущественное право при сокращении.
🌺 Иван Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости, уже разъяснил для Системы Кадры, как оформить увольнение при сокращении численности или штата. Читайте материал бесплатно, смотрите видеоинструкции и скачивайте шаблоны документов с бесплатным демо-доступом.
#шпаргалка
Телеграм-канал Системы Кадры
Как составить положение о персональных данных работников
Правила, по которым нужно обрабатывать персональные данные сотрудников, работодатель обязан закрепить в локальном акте организации. Например, в положении о работе с персональными данными работников.
📌Что и в каком разделе положения указать — собрали памятку в карточках.
Для Системы Кадры эксперты по трудовому законодательству уже составили образец положения.Скачать шаблон и посмотреть видеоинструкцию по составлению положения уже можно в Системе Кадры с бесплатным демо-доступом.
#шпаргалка
Телеграм-канал Системы Кадры
Как внести в трудовую книжку запись о награждении сотрудника?
Если вашего сотрудника удостоили одной из наград перечисленных на карточках, то необходимо внести об этом запись в трудовую книжку.
Запись о награждении в трудовую книжку внесите на основании приказа не позже пяти рабочих дней.
🌺Сначала в графе 3 раздела «Сведения о награждении» укажите в виде заголовка полное и сокращенное название организации. Под ним в графе 1 поставьте порядковый номер записи. В графе 2 укажите дату награждения. В графе 3 напишите, кто наградил сотрудника, за какие успехи и какой наградой. В графе 4 – наименование, дату и номер документа, на основании которого внесли запись.🌺
🌺Скачивайте образец записи в Системе Кадры. Если вы не подписаны на Систему Кадры, то воспользуйтесь бесплатным демо-доступом для скачивания материала.
#шпаргалка
Телеграм-канал Системы Кадры
Основные нарушения, из-за которых работодателя могут вызвать в межведомственную комиссию
Во время проверок подозрения в нелегальной занятости могут вызвать из-за зарплат ниже МРОТ, зарплат ниже среднеотраслевой, отсутствия индексации зарплат, занижения размера аванса и подмены трудовых отношений.
Чтобы работодателя не вызвали в комиссию из-за выплаты зарплаты ниже МРОТ, сравните вместе с бухгалтером сумму МРОТ в вашем регионе и суммы, которые отразили в разделе 3 РСВ. В этом разделе нет деления на виды выплат, поэтому инспекторы ориентируются на общую сумму в строке 140 и исключают из нее вознаграждение по ГПД в строке 160 раздела.
🔖 Для сравнения среднеотраслевых и ваших зарплат проверяющие используют ту же среднюю зарплату, что и при выполнении контрольных соотношений к форме РСВ. Инспекторы берут ее из сервиса «Налоговый калькулятор по расчету налоговой нагрузки».
Однако в налоговом калькуляторе сведения о среднеотраслевых зарплатах обновляют с опозданием, поэтому не исключено, что на момент проверки информацию в калькуляторе актуализируют и ваши показатели не уложатся в лимит.
➡️ Чтобы исключить такую ситуацию, запросите в бухгалтерии отчет РСВ и воспользуйтесь сервисом в Системе Кадры.
⭕ В сервисе — данные о зарплатах из Единой межведомственной информационно-статистической системы (ЕМИСС), которая обновляется раз в месяц. Сервис подскажет, какие цифры взять из РСВ для сравнения, сам рассчитает размер отклонения зарплаты от среднеотраслевой и предупредит, грозит ли вызов в комиссию.
#шпаргалка
Телеграм-канал Системы Кадры
Чек-лист: какие документы нужно оформить, чтобы предоставить отпуск по уходу за ребенком.
Чтобы оформить отпуск по уходу за ребенком сотрудник должен написать заявление в произвольной форме. К заявлению сотрудник прилагает документы, которые подтверждают рождение ребенка или установление опеки. Их мы перечислили в чек-листе.
Если сотрудник просит одновременно предоставить ему отпуск по уходу за ребенком и назначить пособие, к заявлению он прилагает справку с места работы второго родителя. В этой справке должно быть указано, что второй родитель такой отпуск не оформлял и пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет не получает.
📌 Нина Ковязина, действительный государственный советник РФ, разработала для кадровых специалистов образцы документов для оформления отпуска по уходу за ребенком: заявления сотрудника на такой отпуск, приказ о предоставлении отпуска, справка с места работы второго родителя о том, что он не использует отпуск по уходу за ребенком, а также пример заполнения отчета о стаже ЕФС-1 – отпуск по уходу за ребенком.
Забирайте все нужные шаблоны с бесплатным демо-доступом к Системе Кадры. Для всех подписчиков канала он уже открыт.
#шпаргалка
Телеграм-канал Системы Кадры